Directiesecretaresse

Als directiesecretaresse ondersteun je, samen met je directe collega, de bestuurder en het management bij de dagelijkse werkzaamheden en zorg je ervoor dat alles efficiënt en gestructureerd verloopt. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en speelt een sleutelrol in het organiseren, coördineren en bewaken van de agenda, correspondentie en vergaderingen van de bestuurder. Je komt te werken onder de bestuurder en werkt nauw samen met andere afdelingen en ondersteunt in projecten en beleidsmatige taken indien nodig.  

Wat ga je doen?

• Agendabeheer: Je beheert en bewaakt de complexe agenda van de bestuurder en zorgt voor een efficiënte planning van afspraken en vergaderingen.
• Correspondentie: Je verzorgt de in- en uitgaande correspondentie, stelt brieven en e-mails op, en houdt overzicht over deadlines en acties.
• Vergaderingen organiseren: Je bereidt vergaderingen voor, maakt verslagen en bewaakt de opvolging van actiepunten.
• Beheer van documenten en archivering: Je beheert vertrouwelijke stukken, notulen en beleidsdocumenten, en houdt deze up-to-date en toegankelijk.
• Ondersteuning bij projecten: Je biedt administratieve ondersteuning bij beleidsmatige en projectmatige activiteiten.
• Interne en externe communicatie: Je bent het aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders, en zorgt voor goede communicatiestromen.
• Ad-hoc ondersteuning: Je handelt diverse ad-hoc vragen en verzoeken af om de bestuurder te ontzorgen.

Wat breng je mee?

• Opleiding: Minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur een afgeronde opleiding tot directiesecretaresse of managementassistent.
• Ervaring: Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in de (jeugd)zorgsector.
• Vaardigheden:
•  
  • Uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden.
  • Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
  • Ervaring met agendabeheer en het opstellen van vergaderstukken.
  • Proactief, zelfstandig en stressbestendig.
  • Uitstekende beheersing van MS Office (Word, Excel, PowerPoint) en teams.
  • Discretie en nauwkeurigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.

Wat bieden wij?

• Een contract voor de duur van 1 jaar, met de mogelijkheid tot verlenging.
• Salaris van maximaal € 4.027,70 (Schaal 7 CAO Jeugdzorg), afgestemd op jouw kennis en ervaring.
• Een uitdagende functie binnen een dynamische organisatie.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en professionele groei.
• Een goede werkomgeving met persoonlijke aandacht voor jongeren en medewerkers.
• Een platte organisatie met ruimte voor nieuwe initiatieven en ideeën.

Enthousiast?

Ben je enthousiast geworden? Klik dan direct op de button bovenaan deze vacature of mail je motivatiebrief en CV naar solliciteren@almata.nl

Wil je eerst wat meer informatie? Dat kan natuurlijk ook. Hiervoor kun je contact opnemen met Eva d’Hooghe via 06 51 33 18 27 of via de mail e.dhooghe@almata.nl  

De vacature wordt zowel intern als extern geplaatst, bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. 

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.